Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti.
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%. Ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius.
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Dokumentas (lot. documentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas (lot. documentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Jis gali būti saugomas popieriuje, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, ir kt. informacijos laikmena.
Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų. Komunikacija yra informacijos perdavimas iš siuntėjo jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys. Komunikacijos pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijos padeda koordinuoti veiksmus ir valdymą, dalyviams suprasti vieni kitus, bendrauti ir panaudoti ateityje.
Dokumentų valdymo ir dokumento sąvoka
Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui yra svarbi. Dokumentų valdymo organizavimo formos gali būti įvairios. Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas priklauso nuo jos dydžio ir struktūros. Mažose įstaigose dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė). Didelėse įstaigose dokumentų tvarkymu dažniausiai užsiima speciali tarnyba, pavyzdžiui, „reikalų valdyba“, „kanceliarija“, „sekretoriatas“. Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės instrukcijos, užtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą.
Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos
Dokumentas (lot. documentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Jis gali būti saugomas popieriuje, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, ir kt. informacijos laikmena. Dokumentas apima visą informaciją, kuri yra užfiksuota ant tam tikros laikmenos ir yra susijusi su objektyvios tikrovės reiškiniais ir žmogaus mąstymo veikla. Tai gali būti tekstiniai, vaizdiniai, garsiniai ar vaizdo dokumentai.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija: dokumentas yra informacijos šaltinis.
- Socialinė funkcija: dokumentas atspindi visuomenės veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje.
- Bendravimo funkcija: dokumentas padeda palaikyti ryšius tarp valstybių, įstaigų, asmenų ir kt.
- Teisinė funkcija: dokumentas įtvirtina teisinius santykius ir gali būti naudojamas kaip įrodymas.
- Valdymo funkcija: dokumentas reglamentuoja veiklą, leidžia kontroliuoti procesus ir priimti sprendimus.
Veiklos dokumentų klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį: tekstiniai, vaizdiniai (brėžiniai, fotografijos, diagramos), garsiniai (audio), vaizdo (video, kino).
- Pagal paskirtį: informaciniai, organizaciniai, valdymo.
- Pagal laikmeną: popieriniai, elektroniniai.
Taip pat išskiriami originalai, kopijos, nuorašai ir dublikatai. Originalas - pirmasis dokumento egzempliorius. Kopija - dokumento atgaminimas bet kokiomis priemonėmis. Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. Dublikatas - dokumento pakartojimas, turintis juridinio originalo galią.
Dokumentų rengimas ir įforminimas
Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus. Dokumentų rengimo taisyklės apibrėžia dokumentų rekvizitus, jų išdėstymą ir įforminimo reikalavimus. Dokumentų trafaretai padeda standartizuoti ir pagreitinti dokumentų rengimą.
Aktualūs dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai ir reikalavimai turėtų būti nuolat sekami. Dokumentų spausdinimas, dokumentų priedai, pridedami dokumentai, dokumentų išrašai ir dokumentų pasirašymas yra svarbūs įforminimo aspektai.
Teisės aktai ir jų tvirtinami dokumentai
Teisės aktai yra dokumentai, kurie nustato teisinius reikalavimus ir taisykles. Teisės aktais tvirtinami įvairūs dokumentai, pavyzdžiui, nuostatai, taisyklės, instrukcijos. Dokumentų valdymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Elektroninių dokumentų valdymas
Elektroninių dokumentų valdymas tampa vis svarbesnis šiuolaikinėse organizacijose. Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, elektroninio dokumento turinys, metaduomenys, elektroninio dokumento parašas ir pasirašymas yra esminiai aspektai. Elektroninių dokumentų rengimas, registravimas, bylų sudarymas, tvarkymas, perkėlimas, saugojimas ir perdavimas turi būti organizuojami pagal nustatytas taisykles ir procedūras.
Kas yra EDMS? | Elektroninių dokumentų valdymo sistema
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės reglamentuoja visą elektroninių dokumentų gyvavimo ciklą, užtikrinant jų saugumą, prieinamumą ir autentiškumą.
Neoficialūs dokumentai ir raštų kalbos kultūra
Be oficialių dokumentų, svarbūs yra ir neoficialūs dokumentai, tokie kaip kvietimai, skelbimai, sveikinimai, užuojautos. Raštų kalbos kultūra yra svarbi užtikrinant aiškią, tikslią ir etiką atitinkančią komunikaciją.
