Viena iš svarbiausių priemonių, užtikrinančių atsiskaitymų skaidrumą, yra kasos aparatai. Nuo 2025 m. gegužės 1 d. įsigaliojo tam tikri pakeitimai, kuriuos svarbu žinoti kiekvienam verslininkui.
Kasos aparato privalomumas ir išimtys
Įmonei ar organizacijai gali atsirasti prievolė savo veikloje naudoti kasos aparatą. Naudojami kasos aparatai turi būti įrengti tose vietose, kuriose asmenys už jiems parduodamas prekes arba suteikiamas paslaugas sumoka grynaisiais ir (arba) negrynaisiais pinigais, kai yra naudojamasi mokėjimo priemone, arba kuriose asmenims už superkamas iš jų prekes sumokama grynaisiais pinigais.
Naudoti kasos aparatų nereikalaujama, kai, pavyzdžiui:
- Atsiskaitoma gyvenamosiose, darbo ar kitose pirkėjų nurodytose prekių pristatymo (paslaugų suteikimo) vietose.
- Teikiamos paslaugos lauko sąlygomis ar kitais, konkrečiai nustatytais atvejais.
Pagal Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) nurodymus, kasos aparatą privaloma naudoti, kai tenkinamos visos šios sąlygos:
- Prekyba vykdoma ne lauko sąlygomis: pastatuose ar patalpose, turguje, mugėje, prekyvietėje, taip pat kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, autoparduotuvėse ar kitoje viešoje vietoje.
- Atsiskaitoma grynaisiais arba kortele.
- Veikla vykdoma ne pagal paslaugų teikimo sutartį (pvz., atsitiktiniai klientai).
- Klientui neišrašoma sąskaita faktūra ar PVM sąskaita faktūra, t. y. nėra dokumento, kuris atitiktų finansinės apskaitos reikalavimus.
Kasos aparatas nėra privalomas, jei:
- Ūkininkas prekiauja tik savo ūkyje, kurio ekonominis dydis neviršija 1 EDV, išaugintais žemės ūkio produktais ir iš jų pagamintais maisto produktais.
- Prekiaujama lauko sąlygomis, t. y. ne pastatuose ar patalpose, taip pat ne kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, automobilinėse parduotuvėse.
- Kiekvienam pirkėjui / paslaugos gavėjui išrašoma sąskaita faktūra.
- Atsiskaitoma tik pavedimu / banku, be grynųjų.
- Kai kasos aparato naudoti neįmanoma dėl objektyvių priežasčių arba kasos aparato naudojimas sukeltų akivaizdžiai neproporcingą administracinę naštą.
- Asmuo nėra įtrauktas į VMI stebėtinų veiklų sąrašą.
Asmenys, vykdantys individualią veiklą pagal pažymą, privalo laikytis LR Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 13 d. nutarimo Nr. 1283 „Dėl atsiskaitymų grynaisiais pinigais už prekes ir paslaugas apskaitos taisyklių patvirtinimo“, o taip pat - VMI viršininko 2002 m. rugsėjo 24 d. įsakymo Nr. 178 „Dėl kasos aparatų naudojimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (aktualūs pakeitimai - 2022-2024 m.).
Nuo 2025 m. gegužės 1 d. visos įmonės, individualią veiklą vykdantys gyventojai, ūkininkai, kai atsiskaitymas (grynaisiais ar negrynaisiais pinigais) vyksta klientui fiziškai esant paslaugos ar prekės pardavimo vietoje, privalo turėti išmaniuosius kasos aparatus ir teikti atspausdintų kvitų duomenis VMI.
Kasos aparatą privalote naudoti, jeigu individualią prekybos veiklą (maisto produktais ir kitomis prekėmis) pagal pažymą vykdote pastatuose ar patalpose, taip pat kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, autoparduotuvėse, t. y. kai prekiaujate ne lauko sąlygomis.
Individualios veiklos vykdytojai, priimantys grynuosius pinigus iš gyventojų, dažnai privalo naudoti kasos aparatą, išskyrus atvejus, kai veikla vykdoma pagal sutartis, atsiskaitoma negrynaisiais ir visada išrašomos sąskaitos.
Alytaus AVMI primena, kad gyventojams buvo supaprastintas kasos aparatų naudojimas. Pasikeitus Kasos aparatų naudojimo taisyklėms, jiems nebereikės kiekvieną kartą perregistruoti kasos aparatų nuomojantis juos iš prekyvietės, iš fizinių bei juridinių asmenų. Be to, gyventojams, pagal jų veiklos pobūdį neturintiems nuolatinės prekybos vietos, nereikalaujama kiekvieną kartą kasos aparatų perregistruoti teritorinėje VMI ar kitaip ją informuoti apie pasikeitusią prekybos vietą, todėl su vienu ir tuo pačiu kasos aparatu gyventojui galima prekiauti bet kurioje prekybai skirtoje vietoje.
Individualia veikla besiverčiantis gyventojas, sudaręs rašytinę naudojimosi kasos aparatu sutartį, gali naudoti kito ūkio subjekto vardu užregistruotą kasos aparatą, kurio nereikia perregistruoti, tik reikia apie sudarytą sutartį informuoti Valstybinę mokesčių inspekciją (iki šiol kasos aparatą galėjo naudoti tik tas ūkio subjektas, kurio vardu jis užregistruotas).
Išmanieji kasos aparatai ir i.EKA sistema
Nauji išmanūs kasos aparatai užtikrina kasos kvitų originalių įrašų patikimumą ir jų perdavimą realiu laiku į išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (i.MAS) išmaniųjų elektroninių kasos aparatų (i.EKA) posistemį. Nuo 2025-05-01 gyventojai, privalantys naudoti kasos aparatą, kasos pajamų duomenis turi teikti į i.EKA.
Išmanus kasos aparatas (i.EKA) - tai aparatas, kuris tiesiogiai jungiasi prie VMI serverių internetu (per Wi-Fi, 4G ar laidą). Kiekvienas pardavimo kvitas automatiškai registruojamas i.EKA sistemoje realiu laiku arba artimiausiu metu, kai yra interneto ryšys.
Perduodami duomenys:
- Pardavimo data ir laikas.
- Prekės pavadinimas, kiekis, kaina.
- Pirkėjo duomenys (jei įvedami).
- Kasininko duomenys (jei taikoma).
- Bendra mokėtina suma.
- PVM suma (jei yra).
- Aparate sugeneruotas unikalus kvito numeris, o taip pat QR kodas.
Jei nėra ryšio, aparatas saugo duomenis ir perduoda automatiškai prisijungus.
Renkantis verslui tinkantį kasos aparatą, reikia įvertinti kokia veikla vykdoma, kiek klientų aptarnaujama, kaip intensyviai jie naudojasi paslaugomis ir kokia yra ryšio sutrikimų rizika. Kasos aparatą su saugos moduliu dažniausiai renkasi tie, kurių klientų srautai yra dideli ir pastovūs. Iš kasos aparatų su saugos moduliu duomenys į i.EKA sistemą perduodami automatiškai, pagal kasos aparate nustatytą dažnį, bet ne rečiau kaip kartą per 24 valandas. Jeigu klientų ne tiek daug ir jie naudojasi paslaugomis nereguliariai - tinka kasos aparatas su virtualia fiskalizacija. Iš tokių kasos aparatų duomenys į i.EKA sistemą perduodami ūkinės operacijos vykdymo metu.
Kilus abejonei, privalomas ar neprivalomas kasos aparatas vykdomoje veikloje - verta turėti bent virtualią kasos sistemą (i.EKA) kaip saugumo priemonę. Virtuali kasos sistema - tai skaitmeninė įprasto kasos aparato alternatyva. Vietoje fizinio įrenginio naudojama programėlė kompiuteryje, planšetėje ar telefone. Ji atlieka tas pačias funkcijas - fiksuoja pardavimus, apdoroja mokėjimus, išrašo kvitus (spausdintus arba el. paštu) - tik viskas vyksta skaitmeniniu būdu.
Kaip duomenys perkeliami į apskaitą?
Yra keli variantai, priklausantys nuo naudojamos apskaitos tvarkymo sistemos:
- Naudojama apskaitos programa (pvz., RIVILE, AGROS, Apskaita5 ir pan.): Kai kurios programos turi tiesioginę integraciją su i.EKA arba gali importuoti pardavimų ataskaitas (XML, CSV formatu); apskaitą tvarkantis asmuo arba pats ūkininkas gali atsisiųsti duomenis iš VMI portalo arba kasos aparato ir importuoti į apskaitos tvarkymo programą.
- Naudojama „rankinė“ apskaita (Excel, žurnalas): Tada reikia atsisiųsti dienos / pardavimų ataskaitą (Z ataskaitą) ir ją suvesti ranka.
- Naudojama skaitmeninė i.EKA su „debesų“ paslauga (pvz., myPOS, EKAcloud, ir pan.): Kai kurie tiekėjai siūlo papildomą funkciją - automatinį ataskaitų siuntimą į apskaitos tvarkymo programą arba net į apskaitos tvarkančio asmens el. paštą.
Baudos ir pasekmės
Baudos už kasos aparatų naudojimo tvarkos nesilaikymą gali būti skaudžios. Jei veikla vykdoma be privalomo kasos aparato - skiriama bauda nuo 90 iki 180 eurų pagal LR Administracinių nusižengimų kodekso 162 straipsnį. Pakartotinis pažeidimas gali kainuoti jau 390-780 eurų, o jei naudojamas nelegalus ar modifikuotas įrenginys - bauda gali siekti net 980-1 890 eurų. Be to, nustačius neapskaitytas pajamas, gali būti taikomas dvigubas apmokestinimas.
Nuo 2025 m. VMI pradės taikyti administracinę atsakomybę teisės aktų nesilaikantiems klientams. Nesilaikantiems šios pareigos gali būti skiriama bauda nuo 200 iki 390 eurų, o už pakartotinį pažeidimą - nuo 390 iki 780 eurų.
Institucijos duomenimis, kasos pajamų duomenis į i.EKA VMI gauna iš viso iš 59 tūkst. kasos aparatų - apie 84 proc. visų registruotų kasos aparatų. Iš jų - 23,3 tūkst. kasos aparatų, kuriuos savo veikloje naudoja 18,7 tūkst. smulkiųjų verslininkų.
VMI atstovas primena, kad išmaniųjų kasos aparatų i.EKA projektas buvo įgyvendinamas siekiant sumažinti šešėlį. Kasos aparatų duomenų perdavimas realiuoju laiku leis tiksliau nustatyti rizikingus mokesčių mokėtojus ir gerinti verslo priežiūrą, taip užtikrinant didesnį valstybės biudžeto pajamų surinkimą. Mažindami šešėlinę ekonomiką - prisidedame prie šalies gynybos biudžeto didinimo, stiprinant saugumą ir didinant ekonominį stabilumą.
Jeigu reikia įsigyti naują kasos aparatą, galima rinktis aparatą su i.EKA pritaikytu saugos moduliu arba pasinaudoti virtualios fiskalizacijos paslauga, kuri ypač aktuali smulkiajam verslui. Jos dėka kasos aparatas gali būti tiek planšetiniame kompiuteryje, tiek mobiliajame telefone, tai leidžia sutaupyti ir patogiau atlikti sandorius.
Teisingas geras kasos aparato pasirinkimas ne tik užtikrina greitus ir sklandžius atsiskaitymus pirkėjams, bet ir palengvina duomenų, užsakymų bei prekių valdymą pardavėjui. Patogi ir intuityvi kasos sistema leidžia sutaupyti laiko ir daugiau dėmesio skirti klientų aptarnavimui bei pardavimų augimui.
tags: #ar #autoservisui #reikia #kasos #aparatu