Automobilio kelionės lapas nėra privalomas dokumentas, kurį įmonė turėtų pildyti pelno mokesčio tikslais. Tačiau įmonė visais atvejais, turi pademonstruoti, kad transporto priemonė buvo naudojama, o jos eksploatavimo išlaidos yra faktiškai patirtos, įprastinės įmonės vykdomai veiklai ir būtinos pajamoms uždirbti ar ekonominei naudai gauti (PMĮ 17 str.). Iki šiol įmonėms nepavyko išrasti geresnio dokumento, kuris galėtų patvirtinti, kad transporto priemonės naudojamos, naudojamos ne kitų asmenų, o įmonės tikslais, ir kiek kuro sąnaudų įmonė patiria dėl transporto priemonių naudojimo. Praktika taip pat patvirtino, kad šis dokumentas yra puiki drausminanti priemonė darbuotojams. Jeigu įmonė darbuotojams neleidžia naudoti automobilių savo asmeniniams tikslams, kelionės lapų pildymas tampa papildoma priemone, atgrasančia nuo galimo piktnaudžiavimo.
Vien tai, kad automobilis priklauso įmonei nuosavybės teise, lizinguojamas, nuomojamas ar valdomas pagal panaudos sutartį nereiškia, kad visos jo eksploatavimo išlaidos automatiškai tampa įmonės leidžiamais atskaitymais. Iš kitos pusės, jeigu įmonė nepildo kelionės lapų, savaime tai nereiškia, kad visos automobilio eksploatavimo išlaidos (kuras, padangos, tepalai, filtrai ir t.t.) visais atvejais bus pripažintos neleidžiamais atskaitymais. Tačiau dokumentų, patvirtinančių automobilio naudojimą, neturėjimas didina riziką, kad teks ginčytis su mokesčių administratoriumi, ar įmonės išlaidas galima priskirti leidžiamiems atskaitymams, ar automobilis nebuvo perduotas kitiems asmenims (dažniausiai akcininkams, jų šeimos nariams ir pan.) naudotis neatlygintinai.
Kelionės lapų pildymo svarba ir ypatumai
Net tuomet, kai įmonė pasirenka pildyti kelionės lapą, iš dokumento nebūna aišku, kur su juo važiuota (kam jis buvo naudojamas). Labai dažnai kelionės lape įrašoma viena frazė - „važinėjimas po miestą (Lietuvą)“. Kartais, įmonės tikėdamosi išvengti pajamų natūra dėl darbuotojų asmeniniais tikslais naudojamų automobilių, nenurodo, kas vairuoja konkretų automobilį. Tačiau, pasidomėjus, vairuotojas atsiranda ir dažnai pats prisipažįsta, kad juo važinėja ir į namus, ir į sodybą, ir kitais asmeniniais reikalais. Būna atvejų, kai įmonė nurodo, kad automobilį naudoja ne vienas darbuotojas, o keli.
Klystama, kai manoma, kad nustačius, jog automobilis naudojamas darbuotojų asmeniniais tikslais, bus galima išvengti pajamų natūra dėl to, kad nebus įmanoma nustatyti kiekvieno konkretaus darbuotojo gautos individualios naudos. Pajamų natūra dėl automobilio naudojimo metodika leidžia kiekvienam iš darbuotojų, kuris naudojosi automobiliu apskaičiuoti pajamas natūra po 0,75% nuo automobilio rinkos kainos (GPMĮ 9 str. komentaras), kadangi neturi būti atsižvelgiama į tai, kokią mėnesio dalį darbuotojas naudojosi automobiliu (Finansų ministro 2009-05-19 įsakymu Nr. Pildant išvykimo ar parvykimo vietą, būna nurodytas darbuotojo namų adresas, tačiau patikrinus paaiškėja, kad įmonė pardavimo PVM dėl kuro sunaudojimo privatiems poreikiams - darbuotojo važiavimui į darbą ir iš darbo - neskaičiuoja, o leidžiamais atskaitymais pripažįsta visas kuro sąnaudas.
Jeigu darbuotojas automobiliu važinėja tik į darbą ir iš darbo, pagal VMI komentarą (GPMĮ 9 str.), pajamų darbuotojui neatsiranda, tačiau PVM tikslais, vis dėlto, laikoma, kad kuras, kurio pirkimo PVM atskaitytas, naudojamas privatiems poreikiams tenkinti (PVMĮ 5 str. 2 d.), o pelno mokesčiui darbuotojo važinėjimui į darbą ir iš darbo sunaudotas kuras pripažįstamas neleidžiamais atskaitymais (PMĮ 31 str. 1 d. 13 p.), kaip ir nuo kuro apskaičiuotas pardavimo PVM (PMĮ 24 str.
Kelionės lapuose dažnai nerašomi skaitiklio parodymai. Kiekvieną dieną, ar net kiekvienos kelionės metu nurašyti skaitiklio parodymus nėra būtina, nebent įmonė taip nuspręstų. Mokesčių administratorius PMĮ 17 str. 1 d. komentare nurodė, kad dokumentas, kuriuo įmonė įformina degalų ir kitų autotransporto priemonių eksploatavimo išlaidų naudojimą, turi būti patvirtintas atsakingų asmenų parašais.
Rekomendacijos dėl kelionės lapų pildymo
Jeigu darbuotojo darbas susijęs su važinėjimais (tarkim, darbuotojas nuolatos turi vykti pas pirkėjus, tiekėjus, į objektus, įmonės padalinius ir pan.), kelionės lape informacijos apie tai, kur darbuotojas važiuoja ir kokiais tikslais, gali būti ne itin daug. Jeigu važinėjimas nėra darbuotojo tiesioginė darbo funkcija, kelionės lapas gali tapti vieninteliu dokumentu, kuris parodys, kur darbuotojas galėjo automobilį naudoti.
Jeigu automobilį darbuotojas naudoja ir darbo, ir asmeniniais tikslais, ir įmonė jam skaičiuoja pajamas natūra 0,75% nuo automobilio rinkos kainos (įskaitant kurą), poreikis turėti išsamų kelionės lapą sumažėja. Jeigu iš darbuotojo pareiginių nuostatų arba pagal jo užimamas pareigas akivaizdu, kad darbuotojas automobilį naudoja darbe, o ne vien tik asmeniniais tikslais, sunaudotas kuras, kadangi nėra poreikio nustatyti, kiek jo buvo sunaudota darbuotojo asmeniniams poreikiams (pardavimo PVM, šiuo metu, taip pat skaičiuojamas supaprastinta tvarka - PVMĮ 5 str. 2 d. komentaras) gali būti pripažįstamas leidžiamais atskaitymais ir be kelionių maršrutų ar važiavimo tikslų.
Kadangi kelionės lapas gali būti naudojamas ir kaip sunaudoto kuro apskaičiavimo dokumentas, kelionės lape gali būti nurodomas kuro likutis mėnesio pradžioje, kuro pirkimai per mėnesį, kuro likutis mėnesio pabaigoje, bei apskaičiuojamas sunaudotas kuro kiekis. Be minėtų rekvizitų, kelionės lape turėtų būti įmonės pavadinimas, kodas, dokumento pavadinimas ir data, bei asmens, kuris surašė šį dokumentą, pareigos, vardas (pirmoji vardo raidė), pavardė ir parašas (BAĮ 13 str. 1 d.), kadangi leidžiamais atskaitymais išlaidos pripažįstamos tik pagal dokumentus turinčius visus buhalterinę atskaitą ir mokesčių apskaičiavimą reglamentuojančių teisės aktų nustatytus rekvizitus (PMĮ 11 str. Be to, kaip mokesčių administratorius nurodė PMĮ 17 str. 1 d. komentare, dokumentas turi būti patvirtintas atsakingų asmenų parašais. Tokiu atsakingu asmeniu, tvirtinančiu dokumentus, įmonėje paprastai būna vadovas. Tačiau, jeigu įmonės vadovas įgalioją kitą asmenį, kelionės lapus turi tvirtinti vadovo įgaliotas asmuo.
Kelionės lapo turinys ir apskaita
Kelionės lapuose vedama kuro apskaita, skaičiuojami dienpinigiai, apskaitomos visos kelionės metu patirtos vairuotojų išlaidos (kuro pirkimas, mokėjimai už kelius, stovėjimo aikšteles ir t.t.).
Svarbiausios kelionės lapo dalys:
- Skaitiklių parodymai: Reikalingi, kad būtų galima apskaičiuoti sunaudoto kuro kiekį.
- Kuro apskaita: Automobilio kelionės dokumente paprastai vedama ir kuro apskaita. Fiksuojamas kuro likutis mėnesio pradžiai, įrašoma, kiek kuro buvo įsigyta per mėnesį, nurašomas kuro likutis mėnesio pabaigoje.
- Kontrolinė kuro norma: Įrašoma kontrolinė kuro norma, nustatyta įmonės vadovo įsakymu.
Kelionės lapo maršruto aprašymas:
- Visas kelionės lapo maršrutas skaidomas į atkarpas, kuriose įvyko kažkokie pasikeitimai: pasikeitė vairuotojas ar krovinys, šalis, dienpinigių norma ir pan.
- Tam, kad būtų galima suvesti kelionės lapo maršrutą, vietovių sąraše turi būti suvesti visi maršruto taškai (vietovės).
- Skaitiklio parodymai (nebūtini). Automobiliui pildant ne pirmą kelionės lapą, laukas "Išvyko" užsipildo automatiškai iš praeito kelionės lapo lauko "Atvyko".
- Jeigu maršruto atkarpoje naudojamas papildomas kuras, tai laukuose "Pap.kuras" nurodomas papildomai naudojamo kuro procentas arba kiekis litrais.
- Jeigu aprašoma priekaba, tai tipas pakeičiamas į "Priekaba".
Vairuotojų aprašymas:
- Aprašomi visi kelionėje važiavę vairuotojai.
- Menedžerių sąraše aprašant vairuotoją turi būti nurodoma, kad jo kodas bus naudojamas transporto modulyje, ir iš sąskaitų plano priskiriama atskaitingo asmens sąskaita.
- Jeigu jam bus skaičiuojami dienpinigiai, iš kodų sąrašo priskiriamas dienpinigių kodas.
Darbų aprašymas:
- Darbai aprašomi tuo atveju, kai automobilio kuro norma skaičiuojama ne nuo pravažiuoto atstumo, o nuo laiko, arba kai vairuotojui skaičiuojamas užmokestis pagal darbuose aprašytus įkainius.
- Iš kodų sąrašo pasirenkamas darbo kodas.
Vairuotojo atskaitomybė:
- Apima išmokas vairuotojui ir paties vairuotojo atliktus pirkimus bei mokėjimus, pvz.: vairuotojui išmokamas avansas, jis perka kurą, detales, moka mokesčius už kelius, viešbutį ir pan.
- Vairuotojo atskaitomybės operacijos gali būti atliekamos įvairiomis valiutomis.
Baigus viską vesti, kelionės lapo tipas keičiamas į "Baigtas", ir jis perkeliamas. Nusirašo sunaudotas kuras, susiformuoja Didžiosios knygos operacija.
Kaip paruošti automobilį tolimai kelionei | AUTODOC patarimai | 1 dalis
Dokumentų pavyzdžiai ir susiję dokumentai
Šiame kontekste svarbu paminėti ir kitus su transporto priemonių valdymu bei išlaidų apskaita susijusius dokumentus, kurių pavyzdžius galima rasti įvairiuose šaltiniuose:
- Automobilio pirkimo pardavimo sutartis
- Automobilio nuomos sutartis
- Sunkiasvorio automobilio nuomos sutartis
- Važtaraštis
- Tarpininkavimo sutartis
- Kuro pirkimo dokumentai (čekiai, sąskaitos faktūros)
tags: #automobilio #uzsakymo #lapai