Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilio, tačiau transporto priemonių apskaita kelia daugybę klausimų. Atsakymus į šiuos ir kitus klausimus trumpai apžvelgsime šiame straipsnyje.
Dažnas verslas savo veikloje naudoja automobilius - juos įsigyja, nuomojasi ar naudojasi pagal panaudą. Taip pat vis daugiau įmonių galvoja apie aplinkai draugiškesnį transportą ir renkasi elektromobilius. „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė Božena Sliževska išskiria 5 patarimus, į ką svarbu atkreipti dėmesį.
Galimos automobilio naudojimo įmonėje situacijos
Galimos trys automobilio naudojimo įmonėje situacijos:
- Nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje;
- Automobilio veiklos nuoma (automobilio nuomos sutartis su įmone);
- Automobilio naudojimas pagal panaudą.
Automobilio naudojimas įmonės veikloje
Įmonės veikloje darbuotojo automobilis gali būti naudojamas panaudos pagrindu. Tokioje sutartyje būtina nurodyti, kokias išlaidas kompensuos įmonė, pavyzdžiui, kurą, plovimą, remontą ir kt. Taip pat tikslinga nurodyti ir automobilio naudojimo laikotarpį ar kitus apribojimus.
Pasirašius panaudos sutartį su darbuotoju, jo asmeninis automobilis gali būti naudojamas įmonės reikmėms. Papildomai yra parengiamas įsakymas dėl kuro normos ir kuro sąnaudų pripažinimo, kuras yra nurašomas arba teikiamas kelionės lapas su kelionių maršrutais.
VMI požiūriu nuoma už darbuotojo automobilį turėtų būti mokama epizodiškai, pagal poreikį, o ne kiekvieną mėnesį - tai pagrindžia principą, kad automobilis turėtų būti naudojamas tik įmonės reikmėms.
Kai įmonė skaičiuoja pajamas natūra supaprastinta tvarka (0,75 proc. automobilio vertės), sutarties mokėjimai turėtų būti epizodiniai. Kai panaudos sutartyje nustatyti mokėjimai, ją reikėtų laikyti nuomos sutartimi.
Įmonės automobilio naudojimas asmeniniais tikslais
Bendroji taisyklė - įmonės automobilis gali būti naudojamas tik įmonės reikmėms. Deja, kartais tai įrodyti gali būti sudėtinga.
Norint teisingai apskaityti automobilio naudojimą, būtina laikytis šių sąlygų:
- Automobilių veiklos nuoma ar pirkimas yra pateisinami tik tada, kai transportas būtinas kasdienei įmonės veiklai ir yra pigesnis pasirinkimas nei taksi paslaugos;
- Jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamas natūra;
- Reikalinga detali kelionių apskaita (kas, kokiu adresu ir tikslu važiavo ir kt.) - lengvojo automobilio kelionės lapas apskaitą palengvina;
- Automobilio nuoma įmonės darbuotojui turėtų būti mokama epizodiškai, atsižvelgiant į realų automobilio poreikį, o ne kaip dalis darbo užmokesčio;
- Patvirtinta įmonės automobilių naudojimo tvarka, kurioje numatytas degalų įsigijimas, maršrutų planavimas ir kt.
Nesilaikant šių taisyklių ir sulaukus patikrinimo, gali būti nustatytas automobilio naudojimas asmeninėms reikmėms. Už tai galima gauti ne tik baudą, automobilio nuoma ir kuro sąnaudos gali būti pripažinti kaip pajamos natūra, tad teks susimokėti mokesčius net už 5 metų laikotarpį.
Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais. Nuo jų privaloma skaičiuoti gautas pajamas natūra ir mokėti gyventojų pajamų mokestį (GPM) bei „Sodros“ įmokas.
Kai reikia skaičiuoti pajamas natūra dėl automobilio naudojimo, pigiausias būdas - skaičiuoti 0,75 proc. automobilio vertės. Įmonė gali skaičiuoti pajamas natūra supaprastinta tvarka (0,7 ar 0,75 proc. automobilio vertės). Pajamos natūra apskaičiuojamos nuo automobilio rinkos kainos, buvusios sausio 1 d. Yra du pajamų natūra skaičiavimo būdai: pagal nuomos tikrąją rinkos kainą ir supaprastintas. Mokesčių - GPM ir VSD įmokų - sumos nesiskiria.
Kai įmonė darbuotojo gautą naudą už naudojimąsi įmonės automobiliu įvertina kaip 0,75 proc. automobilio vertės, tai yra supaprastintas pajamų natūra vertinimo būdas.
Kai pajamos natūra įvertinamos supaprastintu būdu (0,75 proc. automobilio vertės), tai yra pigiausias būdas.
Kai įmonė pasirenka pajamas natūra skaičiuoti kaip 0,75 proc. automobilio vertės, tai yra supaprastintas pajamų natūra vertinimo būdas.
Vidaus tvarkos rengimo praktika. Įmonės tarnybiniu automobiliu leidžiama naudotis asmeniniais tikslais. Tai turi būti numatyta įmonės automobilių naudojimo taisyklėse.
Įmonės automobilio naudojimas ir apskaita
Pastaruoju metu įmonių automobiliai sulaukia daugiau dėmesio, siekiama užkirsti kelią jų naudojimui asmeninėms reikmėms. Tinkamą automobilio naudojimą pagrindžia tvarkinga apskaita, tad pateikiame keletą rekomendacijų tipinėms situacijoms.
„Įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius“, - teigia „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė B. Sliževska.
Ji atkreipia dėmesį, kad įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti.
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Juose privalu nurodyti kelionės datą, maršrutą, tikslą, nuvažiuotą atstumą ir sunaudotą kurą.
„Dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams“, - pataria vyr. buhalterė.
Kokiu būdu yra renkama ir pildoma informacija apie keliones, įmonė turi nusistatyti vidinėse taisyklėse.
Automobilio naudojimą įmonės reikmėms pagrindžia įvairūs dokumentai, pavyzdžiui, stovėjimo vietos prie įmonės būstinės vietos nuoma, fiksuojamas raktelių palikimas įmonės patalpose po darbo valandų ir kt. naudojimo atvejai.
Jei automobilio įmonės veikloje prireikia tik retkarčiais, jį galite išnuomoti, įskaičiuojant kurą, GPM, draudimo ir kitas išlaidas. Bendra nuomos kaina turėtų būti panaši į alternatyvų - taksi paslaugų arba automobilių dalijimosi platformų įkainius.
Kai automobilio įmonės veiklai reikia nuolat, tačiau jį kartais naudojate ir asmeniniais tikslais, rekomenduojama mokėti 0,75 proc. automobilio vertės mėnesinį mokestį bei paruošti dokumentus, kurie pagrindžia transporto priemonės naudojimą versle.
Tokiu atveju tikslingiausia automobilį įsigyti įmonės vardu (įmonė perka automobilį iš fizinio asmens ar lizingu).
Jei įmonė šiuo metu nėra pajėgi įsigyti automobilio, galima pasinaudoti veiklos nuoma arba sudaryti panaudos sutartį. Dažniausiai tokia sutartis yra sudaroma su akcininku ar bendrijos nariu, tačiau kartais susitarimas galimas ir su darbuotojais.
„Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Taip pat ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais“, - atkreipia dėmesį „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė.
Deklaruoti ir sumokėti šį mokestį už praėjusius metus reikia iki vasario 15 d.
Degalų ir kitų išlaidų apskaita
Kalbėdama apie įmonės automobilių degalų ir kitų išlaidų apskaitą, vyr. buhalterė B. Sliževska išskiria kelis aspektus.
Kuro pylimo tvarką (laiką, vietą ir pan.) įmonės nusistato individualiai, atsižvelgiant į darbuotojų darbo grafikus ir kelionių specifiką. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis.
Darbuotojai kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras turi pateikti buhalterijai.
Automobilio eksploatavimo išlaidos, įskaitant techninę priežiūrą, remontą, draudimą ir kitas susijusias išlaidas, turi būti pagrįstos sąskaitomis ar kitu dokumentu.
Privatiems darbuotojo poreikiams sunaudotų degalų PVM ir jo pajamos natūra registruojami atskirai. Jeigu įmonė neperka degalų, tai jų apskaitos tvarkyti nereikia. Patys degalai pajamomis natūra netampa, nebent darbuotojas parsineša juos namo.
Degalų PVM ir sąnaudos, kai pajamos natūra - 0,75 proc. automobilio vertės.
Nėra įstatymo ar kito teisės akto, kuris draustų pilti degalus į automobilį savaitgaliais.
Darbuotojas įmonės sąskaita pilasi kurą ir po darbo kitus darbuotojus išvežioja į namus.
Elektromobilių naudojimas įmonėje
Anot B. Sliževskos, elektromobilių naudojimas reikalauja papildomo dėmesio įkrovimo infrastruktūrai ir įkrovimo išlaidų apskaitai, todėl įmonės taisyklėse aktualu apgalvoti keletą dalykų.
Normos. Atsižvelgiant į turimus elektromobilius, įmonė turi patvirtinti elektros sunaudojimo normas.
Įkrovimo infrastruktūra. Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Darbuotojai turi būti informuoti apie įkrovimo stotelių vietas ir įkrovimo procesą.
Elektros energijos apskaita. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą. Tokie apskaitos sprendimai turi būti aprašyti įmonės vidinėse tvarkose.
Įkrovimo išlaidos ir sąskaitos. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Tuomet įmonė sumoka tiesiogiai elektros energijos tiekėjui pagal sąskaitas.
PVM įstatymas išimčių elektros energijai nedaro.
Elektromobilio nuomos pirkimo PVM atskaitomas, jeigu jo įsigijimo kaina nuomotojui ne didesnė kaip 50 000 Eur su PVM.
Sužinokite, kaip paprastai įkrauti elektromobilį su „Ignitis ON“
tags: #automobiliu #naudojimo #tvarka #uab