Nuo Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) įsigaliojimo, vienas esminių galvosūkių buvo ir išlieka asmens duomenų saugojimo terminų nustatymas. Pats BDAR šia tema nedaugžodžiavo ir paliko mus su viena esmine taisykle: asmens duomenys turi būti saugomi ne ilgiau, nei tai yra būtina tikslais, kuriais jie yra tvarkomi.
Netikėta „kelrode žvaigžde“ šioje mįslėje pagrįstai tapo vienas nacionalinis teisės aktas - Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (anksčiau - Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė). Rodyklė nustato minimalius tam tikrų vidaus dokumentų saugojimo terminus - nuo personalo valdymo iki sutarčių bei sąskaitų faktūrų.
Nors asmens duomenys ir dokumentai - toli gražu ne tas pats, negalima ignoruoti to, kad bendrovių veikloje asmens duomenys itin dažnai sutinkami būtent jos vidaus dokumentuose. Darbo sutartys, programinės įrangos licencijos, sąskaitos faktūros, periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai - visuose juose gali būti asmens duomenų.
Visgi negaliu praleisti progos aptarti ir netinkamų Rodyklės taikymo asmens duomenų saugojimo kontekste atvejų. Pirmas (ir pavojingiausias!) - „aha, jei Rodyklė sako, kad darbo sutartys ir jų priedai saugomi bent 50 metų nuo darbo sutarties pasibaigimo, vadinasi, visus darbuotojų asmens duomenis saugosime šį terminą“. Čia svarbu prisiminti Rodyklės pagrindinį tikslą - tam tikrų dokumentų minimalių saugojimo terminų nustatymą. Vadinasi, tai, kad darbo sutartis (ir jose esančius asmens duomenis) galima saugoti 50 metų po jų pasibaigimo, nesuteikia galimybės tiek laiko saugoti, pavyzdžiui, darbuotojų fotografijas ar duomenis apie maisto alergijas. Iš BDAR pusės atsiremiame į tikslo apribojimą - tai, kad Rodyklė reikalauja saugoti darbo sutartis tokį ilgą laiką, neįgalina buvusio darbdavio naudoti šiuos duomenis kitais nei archyvavimo tikslais po darbo sutarties pasibaigimo.
Kitas kraštutinumas - Rodyklės nepagrįstas išaukštinimas, t. y. kaip Rodyklė pasakė, tik tiek ir turim saugoti. Šiame kontekste reikia prisiminti, kad Rodykle nustatomi minimalūs, o ne maksimalūs terminai. Jei bendrovė gali pagrįsti, kodėl jai atitinkamus dokumentus ir juose esančius asmens duomenis reikia saugoti ilgiau - tai kodėl gi ne?
Raktinė frazė - gebėjimas pagrįsti, nes kaskart nustatant asmens duomenų saugojimo terminą reikia sau užduoti klausimą „ar galiu pagrįsti, kodėl šiuo tikslu man reikia saugoti asmens duomenis būtent tiek laiko? O ne metais trumpiau?“
Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės pokyčiai
Grįžtant prie pačios Rodyklės, labai svarbu priminti, kad nuo 2024 m. spalio 1 d. ji iš esmės pasikeitė. Suklusti verta ir tiems, kurie asmens duomenų apsaugos dokumentuose tiesiog teikdavo nuorodas į jos pavadinimą (nes pasikeitė ir jis - Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė), ir tiems, kurie asmens duomenų saugojimo terminus nustatė Rodyklės pagrindu (nes terminai keitėsi iš esmės).
Personalas valdymo dokumentų saugojimo terminų pakeitimai
Ženkliai pasikeitę personalo valdymo dokumentų saugojimo terminai. Pavyzdžiui, senoji Rodyklė nustatė 10 metų po darbo santykių pabaigos saugojimo terminą asmens bylos dokumentams - naujojoje jau turime 3 metus. Įvykių darbe, nelaimingų atsitikimų darbe, nelaimingų atsitikimų pakeliui į darbą ar iš darbo aktų registravimo žurnalo ir susijusių dokumentų saugojimo terminas buvo „nukirptas“ pusiau iki 25 metų. Taip pat suvienodintas ir valdymo organų sprendimų įvairiais personalo valdymo klausimais (grafikų, atostogų, komandiruočių ir pan.) saugojimo terminas - 3 metai. Atrankos dokumentų saugojimo terminas prailgintas iki 3 metų nuo priėmimo procedūros pabaigos. Turime ir naujų terminų (pavyzdžiui, periodinių sveikatos tikrinimų, neblaivumo nustatymo dokumentų).
Sutarčių ir asmens duomenų apsaugos dokumentų pakeitimai
Sutarčių klausimais iš pirmo žvilgsnio reikšmingų pokyčių nėra, bet, kaip sakoma, velnias slypi detalėse. Kone dažniausiai naudojamas Rodyklės terminas - pirkimo ar paslaugų sutarčių saugojimas 10 metų nuo sutarties pabaigos - dabar siejamas ne su jos pabaiga, o su jos įvykdymu.
Asmens duomenų apsaugos dokumentų saugojimo terminai irgi buvo reikšmingai praturtinti. Naujojoje Rodyklėje jau turime ir poveikio duomenų apsaugai ir teisėto intereso vertinimo dokumentus (2 metai nuo naujai atlikto vertinimo), duomenų tvarkymo veiklos įrašus (2 metai nuo paskutinio įrašo atnaujinimo), asmens duomenų saugumo pažeidimų žurnalą (2 metai).
Visų pakeitimų vienu įrašu tikrai neaptarsiu, nes jų išties daug. Kai kurie dokumentai pridėti, kai kurie - panaikinti, kai kurie terminai prailginti, o kai kurie (didesnė dalis) - sutrumpinti.
Pabaigai verta priminti, kad daugiausiai iššūkių kelia terminai, kuriais Rodyklė yra nebyli.
Dažniausios teisinės klaidos, kurios brangiai kainuoja. Praktiniai patarimai NT investuotojams
tags: #baudu #nusizengimo #duomenu #saugojimo #laikas