Vienas iš svarbiausių aspektų tvarkant įmonės finansus yra tinkamas kuro sunaudojimo įmonės veikloje pripažinimas ir įrodymas. Tai apima ne tik degalų apskaitą, bet ir visų susijusių išlaidų pagrindimą. Kai įmonė leidžia darbuotojui naudotis jai priklausančiu automobiliu ne tik darbo tikslais, toks automobilio naudojimas gali būti pripažintas darbuotojo pajamomis natūra GPM tikslais, kurios apmokestinamos kaip su darbo santykiais susijusios pajamos. Tokiu atveju leidžiamiems atskaitymams gali būti priskiriamos visos šio automobilio nusidėvėjimo, draudimo, eksploatavimo ir remonto išlaidos.
Jei automobilis nuomojamas pagal panaudos ar nuomos sutartį, įmonė turi įrodyti, kad kuras buvo sunaudotas įmonės veikloje, siekiant uždirbti pajamas ir/arba gauti ekonominę naudą. Kokie turi būti šie įrodymai, įmonė sprendžia pati. Visų pirma, įmonė turi patvirtinti degalų normą. Degalų norma galima nustatyti pagal bandomuosius važiavimus ar pagal techninę dokumentaciją. Bet kokiu atveju, degalų sunaudojimo norma turi būti techniškai pagrįstos.
Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1995 m. spalio 12 d. įsakymas Nr. 405 „Dėl automobilių kuro normų nustatymo metodikos“ (Žin., 1995, Nr. ... ) numato, kad „Degalų sunaudojimo normas įmonės vadovas patvirtina atsižvelgdamas į gamintojo nurodytus transporto priemonės techninius duomenis arba į Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1995 m. spalio 12 d. įsakymu Nr. 405 ,,Dėl automobilių kuro normų nustatymo metodikos“.
Dokumentų svarba ir įrodymų rinkimas
Svarbu tvarkingai tvarkyti degalų apskaitą. Automobilio naudojimą įmonės veikloje patvirtinantys dokumentai gali būti įvairūs: kelionės lapai, įsakymai, kelionių sutartys ir kt. Būtina fiksuoti spidometro parodymus.
Pagal LR pelno mokesčio įstatymo 11 str. 4 d., įmonė, su darbuotojais, kurie gyvena kituose miestuose, sudarė panaudos sutartis. Visos šios išlaidos įmonei bus leidžiami atskaitymai, kadangi atsiranda GPM objektas (PMĮ 17 str. 1 dalys), bet PVM atskaita negalima, nes degalai nėra sunaudojami PVM apmokestinamoje veikloje (PVMĮ 62 str.).
Išlaidos gali būti pripažįstamos sąnaudomis ir pagal kasos aparatų kvitus (be sąskaitų faktūrų, iki 500 Lt sumos). Vairuotojas, pirkdamas degalus, sumokėjo grynais ir pateikė degalų pirkimo kvitą be įmonės rekvizitų. Pagal LR pelno mokesčio įstatymo 11 str. 4 d. tai gali būti pripažinta sąnaudomis.
Kelionės lapas yra pagrindas kuro nurasymui, todėl jį pildyti būtina. Nebūtinas kelionės lapas, galimi kiti dokumentai, pagrindžiantys kuro sunaudojimą, pavyzdžiui, aktas. Tačiau, jeigu nepildomas kelionės lapas, kuras gali būti nurašomas aktu.
Svarbu pažymėti, kad patvirtintoje įmonės viduje degalų sunaudojimo ataskaitoje, kelionės lapuose ar kuro nurašymo akte nereikia detalizuoti maršrutų, kuriais automobilis važiavo (PMĮ 17 str.).
Degalų apskaita: kortelės prieš grynuosius
Degalų apskaita pagal degalinių korteles žymiai patogesnė, nes nereikia fiksuoti atskirų kuro pirkimų ir už juos atskirai atsiskaityti. Ateina mėnesio gale sąskaita, kurioje matosi, kiek atskiras darbuotojas degalų sunaudojo, ir viskas.
Mūsų įmonėje kol kas degalai perkami už grynus. Kai vairuotojas perka degalus iš įmonės lėšų ir pateikia kvitą, surašoma avanso apyskaita, po to, pagal ją atsiskaitant, naudojamas kasos išlaidų orderis ar pavedimas. Visada rekomenduojama reikalauti sąskaitos faktūros prie čekio, nes degalinės mielai ją išrašo.
Išimtys ir specialūs atvejai
Kai įmonė įsigijo krovininį automobilį lizingu ir lizingas siūlo kortelę kurui, o sąskaita už kurą gaunama mėnesiu vėliau, nei kuras faktiškai buvo sunaudotas (pvz., važinėjama birželio mėnesį, o sąskaita gaunama liepos mėnesį), svarbu atkreipti dėmesį, kad iki liepos 10 d. turėtų būti gauta sąskaita už birželio mėnesį. Jei sąskaita gaunama vėliau, būtina užtikrinti, kad būtų matoma, kiek kuro nupirkta ir kiek sunaudota.
Jei įmonės savininkas atlieka paslaugas rajono ribose, mėnesio gale surašomas degalų sunaudojimo aktas. Nėra griežto limito, kiek degalų per mėnesį galima nurašyti į išlaidas, tačiau tai turi būti pagrįsta.
Pajamų natūra pripažinimas ir PVM atskaita
Jeigu įmonė leidžia darbuotojui naudotis įmonei priklausančiu automobiliu ne tik darbo tikslais, ir toks automobilio naudojimas pripažįstamas darbuotojo pajamomis natūra GPM tikslais, kurios apmokestinamos kaip su darbo santykiais susijusios pajamos, leidžiamiems atskaitymams gali būti priskiriamos visos šio automobilio nusidėvėjimo, draudimo, eksploatavimo ir remonto išlaidos. Tačiau PVM atskaita negalima, nes degalai nėra sunaudojami PVM apmokestinamoje veikloje (PVMĮ 62 str.).
Jei buvo naudojamas automobilis įmonės veikloje, rašyti kelionės lapai, spidometro parodymai ir kt., o vėliau automobilis parduotas, tai bus B klasės pajamos, kurios apmokestinamos deklaruojant pajamas.
tags: #kuro #sanaudu #pripazinimo #isakymas