Sąskaita faktūra (SF) yra oficialus dokumentas, kurį pardavėjas ar paslaugų teikėjas išrašo pirkėjui, taip patvirtindamas prekių pardavimą ar paslaugų suteikimą. Tai tarsi kvitas, kuriame išsamiai nurodoma - kas buvo parduota, kokia paslauga suteikta, kokia kaina ir kokiomis sąlygomis.
Sąskaitos faktūros apibrėžimas ir svarba
Sąskaita faktūra - finansinis dokumentas, kuris patvirtina prekių pardavimą arba paslaugų suteikimą ir nurodo atsiskaitymo sąlygas. Lietuvos teisės aktuose sąskaitos faktūros naudojimas yra reglamentuojamas įvairiais įstatymais, tarp jų Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymu ir Pridėtinės vertės mokesčio įstatymu (PVMĮ). Šis dokumentas yra būtinas tiek buhalterinei apskaitai, tiek mokesčių administravimui, kaip numatyta Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatyme (10 straipsnis).
Elektroninės sąskaitos faktūros yra visiškai teisėtos ir laikomos lygiavertėmis popierinėms, jei jos atitinka Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą Nr. 910/2014 dėl elektroninio parašo (eIDAS). LR Elektroninių ryšių įstatymas taip pat užtikrina šių dokumentų teisėtumą, jei jie siunčiami ir saugomi tinkamai.
Sąskaitos faktūros sudėtis
Pagal Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą (PVMĮ 80 str.) sąskaitoje faktūroje privalo būti pateikiami konkretūs rekvizitai:
- Dokumento pavadinimas: Sąskaitos faktūros viršuje turi būti aiškiai nurodytas pavadinimas: „Sąskaita faktūra“ arba „PVM sąskaita faktūra“.
- Serijos numeris: Kiekviena sąskaita turi turėti unikalų numerį arba serijos numerį, kuris užtikrina jos eiliškumą buhalterijoje.
- Data: Data, nurodanti, kada sąskaita buvo išrašyta, yra būtina apskaitos dokumentams ir atsiskaitymo terminų nustatymui.
- Pardavėjo / paslaugos teikėjo informacija: Pavadinimas (ar vardas, pavardė, jei tai fizinis asmuo), adresas, PVM mokėtojo kodas (jei pardavėjas ar tiekėjas yra PVM mokėtojas), kontaktiniai duomenys (el. paštas, telefonas).
- Pirkėjo informacija: Pavadinimas (ar vardas, pavardė, jei tai fizinis asmuo), adresas, PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas yra PVM mokėtojas).
- Prekių ar paslaugų aprašymas: Aiškiai išdėstytas sąrašas, kuriame nurodomi prekių ar paslaugų pavadinimai, kiekiai (pvz., vnt., kg, val.), vieneto kaina (be PVM), bendra suma už kiekvieną prekę ar paslaugą (be PVM).
- PVM tarifas ir suma: Nurodomas taikomas PVM tarifas (pvz., 21%, 9% ar 5%). Apskaičiuojama ir pateikiama PVM suma. Jei PVM netaikomas, tai taip pat turi būti pažymėta (pvz., „PVM netaikomas pagal PVMĮ 96 straipsnį“).
- Bendra mokėtina suma: Privalo būti nurodyta visa suma be PVM, PVM suma ir visa suma su PVM.
- Atsiskaitymo informacija: Pardavėjo banko sąskaitos numeris, atsiskaitymo terminas (pvz., 14 dienų nuo sąskaitos išrašymo datos). Kiti mokėjimo būdai, jei jie galimi (pvz., atsiskaitymas grynaisiais, mokėjimo platformos, tokios kaip „PayPal“).
- Papildoma informacija (jei reikalinga): Nuorodos į sutartis ar užsakymus (pvz., užsakymo numeris), pristatymo informacija (jei taikoma), specialios sąlygos, nuolaidos ar kiti svarbūs duomenys.
Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo 13 straipsnį - sąskaita faktūra yra vienas pagrindinių apskaitos dokumentų, todėl jos sudėtis turi atitikti teisės aktų reikalavimus. Sąskaitoje pateikti rekvizitai turi būti tikslūs, kad dokumentas galėtų būti naudojamas mokesčių administravimo ir apskaitos tikslams.
Sąskaitų faktūrų tipai
Sąskaitos faktūros skirstomos į kelis pagrindinius tipus, priklausomai nuo jų paskirties:
- Standartinė sąskaita faktūra: Naudojama ne PVM mokėtojų, pateikiant pagrindinę informaciją apie prekes ar paslaugas.
- PVM sąskaita faktūra: Privaloma PVM mokėtojams (joje nurodomas taikomas PVM tarifas ir suma).
- Išankstinė sąskaita faktūra: Išrašoma avansiniams mokėjimams ir nėra oficialus apskaitos dokumentas.
- Kreditinė sąskaita faktūra: Naudojama norint pakoreguoti sąskaitą faktūrą arba kompensacijoms už grąžintas prekes išmokėti.
- Debetinė sąskaita faktūra: Skirta papildomoms sumoms už papildomas paslaugas ar prekes apmokėti.
PVM sąskaitos faktūros reikšmė ir paskirtis
PVM sąskaita - faktūra yra specialus buhalterinės apskaitos dokumentas, skirtas įforminti prekių pardavimą ar paslaugų teikimą iš tiekėjo (Pardavėjo) vartotojui (Pirkėjui) tam, kad būtų konkretizuota (išskirta) PVM suma, kurią tiekėjas (Pardavėjas) privalės sumokėti valstybės biudžetui ir kurią naudotojas (Pirkėjas), realizavus prekę ar paslaugą savo ekonominėje veikloje, galėtų apskaičiuoti ir atskaityti vykdant savo mokestinę prievolę. Teismų praktikoje ne kartą išaiškinta, kad PVM sąskaita - faktūra patvirtina materialų santykį tarp prekių ar paslaugų teikėjo (Pardavėjo) ir gavėjo (Pirkėjo) bei atlieka savarankišką funkciją, leidžiančią apskaičiuoti PVM ir atlikti jo atskaitą.
PVM sąskaita faktūra ir jos reikšmė PVM atskaitai: Lietuvos vyriausiasis administracinis teismas yra pažymėjęs, kad sprendžiant klausimą dėl buhalterinės apskaitos dokumente išskirtos PVM sumos įtraukimo į PVM atskaitą turi būti vertinami ne tik formalieji (reikalavimai buhalterinės apskaitos dokumento formai ir turiniui), bet ir materialieji kriterijai. Tai reiškia, kad turi būti nustatytas pagrįstas faktas, jog atitinkamo buhalterinės apskaitos dokumento pagrindu įsigytos prekės ir (arba) paslaugos yra skirtos naudoti PVM mokėtojo ekonominėje veikloje. Tik nustačius šių kriterijų bendrą egzistavimo faktą, PVM mokėtojas įgyja teisę įtraukti į PVM atskaitą atitinkamas, buhalterinės apskaitos dokumente nurodytas, PVM sumas.
Priekabos pardavimo įforminimas
Kai įmonė parduoda priekabą, būtina tinkamai įforminti šią operaciją. Jei pardavėjas yra PVM mokėtojas, privaloma išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Jei įmonė nėra PVM mokėtoja arba priekaba parduodama neapmokestinamam asmeniui, gali būti išrašoma paprasta sąskaita faktūra.
PVM taikymo ypatumai parduodant priekabą
PVM taikymas priklauso nuo priekabos įsigijimo aplinkybių ir pardavimo situacijos:
- Jei priekaba buvo pirktas su PVM, bet PVM nebuvo įtrauktas į atskaitą, galima taikyti PVMĮ 33 straipsnį.
- Jei priekaba buvo įsigyta su PVM ir PVM buvo įtrauktas į atskaitą, parduodant taikomas standartinis PVM tarifas Lietuvoje arba 0% tarifas pardavimui į ES (49 str.) arba į EX (41 str.).
- Jei priekaba parduodama klientui, kuris yra ES šalies PVM mokėtojas, taikomas PVM13 kodas - 0% ES PVM mokėtojams patiektos prekės.
- Jei priekaba parduodama ne ES šaliai, taikomas 0% tarifas (41 str.).
- Jei parduodama krovininis automobilis (arba priekaba) fiziniam asmeniui ne ES šalyje, PVM sąskaitoje faktūroje išrašomas su PVM 21%.
Parduodant savo ilgalaikį turtą, galima taikyti maržą. Jeigu parduodama nuostolingai, tai bus neigiama marža. Jokio PVM, tik pažymite 106 str. arba tiesiog taikyta marža, jeigu teigiama marža įrašai tie patys PVM sąskaitoje.
Kaip sukurti profesionalią sąskaitą faktūrą?
Profesionali sąskaita faktūra padeda ne tik greičiau gauti apmokėjimą, bet ir palieka gerą įspūdį apie jūsų verslą.
- Aiškiai nurodykite savo ir kliento informaciją: Jūsų duomenys: pavadinimas, adresas, PVM kodas (jei esate PVM mokėtojas), el. pašto adresas ir telefonas. Kliento duomenys: vardas ir pavardė (arba įmonės pavadinimas), adresas, PVM kodas (jei taikoma).
- Sukurkite unikalų sąskaitos numerį: Naudokite sistemą, pvz., „SF-2025-001“, kad sąskaitos būtų lengvai sekamos ir tvarkingos.
- Įtraukite sąskaitos išrašymo datą ir apmokėjimo terminą: Nurodykite tikslią sąskaitos išrašymo datą. Aiškiai pažymėkite apmokėjimo terminą, pvz., „Apmokėti per 14 dienų nuo išrašymo datos“.
- Detaliai aprašykite prekes ar paslaugas: Kiekvieną prekę ar paslaugą aprašykite atskirai: Pavadinimas: aiškus ir konkretus. Kiekis: pvz., vienetai. Vieneto kaina: be PVM (jei taikoma). Bendra suma: už kiekvieną prekę/paslaugą.
- Nurodykite PVM informaciją (jei taikoma): Aiškiai nurodykite PVM tarifą (pvz., 21%) ir apskaičiuotą PVM sumą. Jei PVM netaikomas - pridėkite pastabą, pvz., „PVM netaikomas pagal PVMĮ 96 straipsnį“.
- Įrašykite bendrą sumą: Atskirai nurodykite: Suma be PVM, PVM suma, Galutinė suma su PVM.
- Pridėkite atsiskaitymo būdus: Aiškiai nurodykite, kaip klientas gali atsiskaityti: Banko sąskaitos numeris, Sąskaitos savininko vardas. Kiti atsiskaitymo būdai (pvz., „PayPal“).
- Pasirinkite tvarkingą dizainą: Naudokite minimalią, profesionalią šrifto ir spalvų schemą. Pridėkite savo įmonės logotipą, kad sustiprintumėte prekės ženklo įvaizdį.
- Patikrinkite informaciją: Prieš išsiųsdami - peržiūrėkite sąskaitą, kad įsitikintumėte, jog nėra klaidų.
Norėdami sukurti naują sąskaitą, galite naudoti klaviatūros sparčiąją kombinaciją Ctrl+L. Įvedus prekę ar paslaugą, sistema automatiškai užpildys turinį, jei prekė pasirinkta iš jau įvestų prekių sąrašo. Jei parduodate paslaugą, papildomų laukelių pildyti nebūtina.
Sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas
Sąskaitų faktūrų saugojimas yra svarbi buhalterinės apskaitos dalis, kuri garantuoja skaidrumą ir atitinka teisės aktus. Lietuvoje pagal teisės aktus sąskaitos faktūros neprivalo būti pasirašytos ranka. Sąskaitą faktūrą galima išrašyti tiek juridiniams, tiek fiziniams asmenims. Išrašant sąskaitą fiziniams asmenims dažnai užtenka įrašyti vardą, pavardę ir adresą.
Jeigu pastebėta klaida:
- Dar neapskaitant sąskaitos, galite ją anuliuoti ir išrašyti naują.
- Jei sąskaita jau apskaityta - reikia išrašyti kreditinę sąskaitą ir kartu pateikti taisytą sąskaitos variantą.
Parduodant priekabą, svarbu teisingai atlikti sąskaitų korespondenciją. Kai prekės pardavimas tinkamai įforminamas, tai užtikrina sklandų buhalterinės apskaitos procesą.
