Komandiruotė yra laikoma vieneto vadovo ar jo įgalioto asmens įsakymu (sprendimu, aktu) įformintas darbuotojo išvykimas iš nuolatinės darbo vietos atlikti darbo funkcijų, tarnybinio pavedimą ar kelti kvalifikaciją. Sprendžiant, ar tai komandiruotė, ar ne, svarbu apžvelgti, kur vykstančio asmens nuolatinė darbo vieta. Jei žmogus dirba tik biure, tai nėra sudėtinga. Tačiau dažnai darbo sritis gali būti visa Lietuva, pavyzdžiui, pardavimų vadybininko, lankančio parduotuves regionuose, matininko, darančio išmatavimus, ir pan.
Vairuotojai, vykdantys savo veiklą ir nuolat keliaujantys įvairiose šalyse, patenka į komandiruotės sampratą. Tai reiškia, kad jų išvykimai turi būti tinkamai įforminti.
Komandiruotės įforminimo svarba:
- Įmonė ar individualią veiklą pagal pažymą vykdantis gyventojas, neturėdamas įsakymo, sprendimo ar laisvos formos rašto, negalės savo išlaidų pripažinti kaip komandiruotės išlaidų.
- Tai gali lemti papildomus mokesčius įmonei ar jos darbuotojui.
Komandiruotė privalo būti įforminta įsakymu, sprendimu, laisvos formos raštu, kuriame turi būti nurodyta: komandiruotės vieta, tikslas, trukmė ir numatomų apmokėti išlaidų rūšys. Be šio dokumento komandiruotė neegzistuoja.
Kas turi būti nurodyta komandiruotės įsakyme?
Įsakyme, sprendime, laisvos formos rašte privalo būti surašyta:
- Išvykimo tikslas.
- Komandiruotės vieta (vietos).
- Trukmė (jei vykstama į keletą užsienio valstybių - buvimo kiekvienoje valstybėje trukmė).
- Numatomų apmokėti išlaidų rūšys.
- Jeigu išvykimas susijęs tiek su individualios veiklos vykdymu, tiek su asmeniniais tikslais, akte turi būti nurodyta ir pagrįsta, kokia dalis su išvykimu susijusių išlaidų priskirtina individualiai veiklai.
Pavyzdys: Vykstančiam į komandiruotę vairuotojui, siekiant tinkamai įforminti jo kelionę, reikalingas įsakymas, kuriame nurodomas maršrutas, tikslas (pvz., prekių pristatymas į tam tikrą vietą), trukmė ir numatomos apmokėti išlaidos (pvz., dienpinigiai, degalai).
Dažniausiai pasitaikantys trūkumai įforminant komandiruotes
Komandiruotės įsakymuose neretai pasitaiko turinio trūkumų, kurie neleidžia įmonės patirtų išlaidų priskirti komandiruotės sąnaudoms pagal Pelno mokesčio įstatymo 21 straipsnį.
Tipiniai trūkumai:
- Nenurodomas arba per daug bendrai formuluojamas tikslas: Įrašoma tik vieta, į kurią darbuotojas siunčiamas, arba per daug abstrakti formuluotė, pvz., „susitikti su verslo partneriais“, „pirkėjų ar tiekėjų paieška“. Tokie įrašai neparodo, kokias konkrečias darbo funkcijas darbuotojas atliks, kaip jo išvykimas susijęs su įmonės veikla.
- Darbo funkcijų neatitikimas: Siuntimas atlikti darbo funkcijų, tarnybinio pavedimo, ar kvalifikacijos kėlimo, kurie neatitinka darbuotojo darbo ar užimamų pareigų.
- Nepilnas išlaidų sąrašas: Nenurodomos visos numatomos apmokėti išlaidos, pamirštama įrašyti ryšių, valiutos keitimo išlaidas, nenurodoma, kad darbuotojas vyksta įmonei priklausančiu automobiliu, arba nenustatoma kuro norma, jei jis važiuoja savo automobiliu.
- Nuoroda į bendrąsias taisykles vietoj konkrečių išlaidų: Nurodoma nuoroda į LRV nutarimus, užuot išvardijus konkrečias kompensuojamas išlaidas, nors įstatymas reikalauja nurodyti konkrečias išlaidų rūšis.
Norint priskirti kelionės išlaidas leidžiamiems atskaitymams ir jų neapmokėti GPM ir VSD įmokomis, būtina komandiruotės tikslą suformuluoti aiškiai ir pagrįsti papildomais įrodymais (susirašinėjimo dokumentai, elektroniniai laiškai, derybų protokolai, sutartys, renginių programos).
Dienpinigiai ir kitos komandiruotės išlaidos vairuotojams
Vykstančiam į komandiruotę vairuotojui mokami dienpinigiai. Šios išlaidos gali būti priskiriamos leidžiamiems atskaitymams.
Leidžiamomis atskaityti komandiruotės sąnaudomis laikomos:
- Dienpinigių išlaidos.
- Gyvenamojo ploto nuomos išlaidos.
- Transporto išlaidos (įskaitant degalų įsigijimo išlaidas).
- Dokumentų tvarkymo išlaidos (įskaitant kelionių draudimą, vizas).
- Mokėjimų už kelius, transporto priemonės draudimo išlaidos.
- Ryšių (pašto ir telekomunikacijų) išlaidos.
- Registravimosi renginyje mokesčio ar bilietų į renginį pirkimo išlaidos (jei vykstama į konferenciją, parodą ir pan.).
- Valiutos keitimo išlaidos.
Svarbu:
- Darbuotojui negalima kompensuoti maitinimo išlaidų, nes tam skirti dienpinigiai.
- Jeigu komandiruotė Lietuvoje trunka vieną dieną, dienpinigiai gali būti nemokami.
- Nuo 2020-01-01 dienpinigių norma komandiruotėms į užsienį negali būti didinama 100 procentų.
- Nuo 2018 m. liepos 1 d. komandiruotės Lietuvos Respublikoje dienpinigių norma yra 15 Eur.
Komandiruotpinigiai, dienpinigiai į užsienį
Komandiruotės įforminimas vairuotojams, dirbantiems keliose įmonėse
Darbuotoją, dirbantį keliose įmonėse, į komandiruotę gali siųsti visi darbdaviai. Kiekvienas darbdavys privalo tinkamai įforminti komandiruotę.
Pastaba: Jeigu darbuotojo iniciatyva vyksta į kursus, tai gali būti laikoma mokymosi atostogomis, o ne komandiruote, nebent darbdavys "įsako mokytis".
Apibendrinant: Tinkamas komandiruotės įsakymų tvarkymas yra būtinas siekiant tinkamai pagrįsti įmonės išlaidas, išvengti papildomų mokesčių ir užtikrinti teisės aktų laikymąsi. Vairuotojų komandiruotės, kaip ir kitų darbuotojų, reikalauja kruopštaus įforminimo, atsižvelgiant į visus nustatytus reikalavimus.
tags: #komandiruotes #isakymas #vairuotojams