Tvarkingų kvitų ir tikslios išlaidų apskaitos svarba versle negali būti pervertinta, ypač kai kalbama apie mokesčių deklaracijas ir galimus auditus.
Kas yra kvitas ir kodėl jis svarbus?
Prekių ir paslaugų pirkimo-pardavimo kvitas yra oficialus dokumentas, patvirtinantis prekių ar paslaugų pirkimo-pardavimo faktą tarp pardavėjo ir pirkėjo. Lietuvoje šio dokumento forma ir pildymo taisyklės yra reglamentuotos teisės aktų. Kvitas yra svarbus tiek pirkėjui, tiek pardavėjui. Pirkėjui jis tarnauja kaip patvirtinimas apie įvykdytą pirkimą, gali būti panaudotas garantijos atvejais ar norint grąžinti prekę/paslaugą. Pardavėjui kvitas yra apskaitos dokumentas, įrodymas apie pajamas, reikalingas mokesčių deklaravimui.
Kvitas išrašomas kiekvieną kartą, kai vyksta prekių ar paslaugų pardavimas. Gyventojams, įsigijusiems verslo liudijimus, pirkėjams arba paslaugų gavėjams - galima išrašyti prekių (paslaugų) pirkimo-pardavimo kvitus (pvz., FR0508 forma). Asmenys, veikloje naudojantys kasos aparatus, privalo išduoti kasos aparato kvitus.
Dažniausiai užduodami klausimai:
- Kokius apskaitos dokumentus reikia išrašyti vykdant veiklą su verslo liudijimu? Privaloma naudoti tokius apskaitos dokumentus: prekių (paslaugų) pirkimo - pardavimo kvitą (FR0508); sąskaitą faktūrą; PVM sąskaitą faktūrą; kasos aparato kvitą (jeigu pajamos apskaitomos kasos aparatu).
- Kada kvitas yra būtinas? Kvitas yra būtinas kiekvieną kartą, kai vyksta prekių ar paslaugų pirkimo-pardavimo sandoris. Jis patvirtina, kad sandoris įvykį ir apsaugo tiek pirkėją, tiek pardavėją nuo nesusipratimų.
- Ar elektroninis kvitas yra toks pat galiojantis kaip ir popierinis? Taip, elektroninis kvitas turi tokią pat teisinę galią kaip ir popierinis. Svarbu, kad jame būtų visa būtina informacija ir jis būtų saugomas tiek pirkėjo, tiek pardavėjo.
- Kiek laiko reikia saugoti kvitą? Kvitą rekomenduojama saugoti tol, kol galioja prekių garantija arba kol pasibaigia galiojimo laikas, per kurį galima pareikalauti kokybės garantijos.
- Ką daryti, jei kvite yra klaida? Jei pastebėjote klaidą kvite - nedelsdami kreipkitės į pardavėją. Pardavėjas turėtų ištaisyti klaidą ir išrašyti naują kvitą.
Taisyti įrašus kvite draudžiama. Jeigu kvite yra padaroma klaida, parengiamas naujas kvitas.
Kvitų tvarkymo ir išlaidų apskaitos modernizavimas
Vis daugiau įmonių pereina nuo tradicinio popierinių kvitų tvarkymo prie verslo kvitų tvarkymo programinės įrangos. Šis metodas yra 6 kartus greitesnis ir paprastesnis nei popierinių kvitų tvarkymas ar kvitų informacijos įrašymas į skaičiuoklę.
Kaip veikia kvitų tvarkymo programėlės:
- Darbuotojai gali naudoti kvitų programėlę, kad nufotografuotų popierinius kvitus iškart po pirkimo, nebūdami biure.
- Tada darbuotojai gali įvesti kvito duomenis arba nusiųsti kvito nuotrauką, kad ji būtų automatiškai suskaitmeninta į kompiuteriu nuskaitomą formatą.
- Naudojant OCR technologiją, kvitai yra suskaitmeninami, o visi suskaitmeninti dokumentai patikrinami, kad būtų aptiktos bet kokios klaidos.
- Kompiuteriu nuskaitomo formato kvitas iš karto perkeliamas į sistemą, kurioje galima parengti išlaidų ataskaitą.
- Suskaitmenintus kvitus galima saugoti programinės įrangos aplinkoje arba integruoti tiesiogiai į įmonės apskaitos programinę įrangą.
Tokie sprendimai, kaip „Finbite“ kvitų skaitytuvo programėlė, leidžia supaprastinti išlaidų valdymo procesus smulkiajam verslui. Darbuotojai gali lengvai kurti išlaidų ataskaitas, kurias buhalterija gali koreguoti, taip užtikrinant lengvą išlaidų sekimą ir darbuotojų kompensacijų apmokėjimą.
Išlaidų kategorizavimas ir ataskaitų teikimo gairės
Norint užtikrinti tikslų išlaidų deklaravimą ir maksimaliai išnaudoti mokesčių lengvatas, būtina tinkamai suskirstyti išlaidas į kategorijas (pvz., kelionės išlaidos, biuro reikmenys ir pan.). Norint užtikrinti, kad darbuotojai tiksliai praneštų apie išlaidas, būtina nustatyti aiškias kvitų ir išlaidų ataskaitų pateikimo gaires. Skatinkite darbuotojus pateikti kvitus iš karto po pirkimo, kad jie nepamirštų pateikti ataskaitos arba neprarastų kvito.
Skaitmeninis patvirtinimo ratas gali gerokai patobulinti išlaidų ataskaitų teikimo procesą. Vartotojai gali siųsti išlaidų ataskaitas į patvirtinimo ratą, kad prieš atliekant mokėjimą būtų gautas visų šalių patvirtinimas. Tai pagreitina procesą ir padeda įmonėms įsitikinti, kad visos išlaidos yra pagrįstos.
Automobilių stovėjimo išlaidų apskaita
Automobilio naudojimo sutarties sudarymas dažnai apima ir su tuo susijusias išlaidas, įskaitant automobilių stovėjimo mokesčius. Mokestis yra nurodomas Mobiliojoje programėlėje ir apmokamas pagal nustatytą tvarką. Kiekvieno pažeidimo atveju yra detalizuojami Taisyklių Priede Nr. Mokestis už stovėjimą gali būti taikomas tam tikrose zonose ar aikštelėse, pažymėtose specialiais ženklais.
Pavyzdžiui, Kauno senamiestyje įvesta sumažintos taršos zona (STZ), kurioje taikomas taršos mokestis. Taip pat galima įsigyti leidimus stovėjimui riboto stovėjimo zonoje. Parkomatuose galima atsiskaityti monetomis, o mobiliosios programėlės leidžia patogiai atsiskaityti visose miestų zonose.
| Paslauga | Įkainis | Pastabos |
|---|---|---|
| Parkavimas (1 val.) | 2.00 Eur | Pirmą valandą tarifas skaičiuojamas valandos tikslumu. |
| Parkavimas (po 1 val.) | 12 min. tarifas | Tarifas skaičiuojamas 12 min. intervalais. |
| Leidimas 1 mėn. | Nurodomas konkrečioje zonoje | Riboto stovėjimo zonoje. |
Svarbu atkreipti dėmesį, kad kai kuriais atvejais (pvz., automobilio naudojimo sutarties pažeidimo atveju) gali būti taikomos papildomos baudos ar išskaitos, kurios detalizuojamos Taisyklių prieduose.
Reguliariai peržiūrėkite kvitus ir išlaidas, kad pastebėtumėte klaidas ataskaitose, nustatytumėte pasikartojančias išlaidų ataskaitas ir rastumėte netinkamai klasifikuotas išlaidas. Naudodami skaitmeninių kvitų sprendimą, rinkitės smulkiajam verslui skirtą kvitų tvarkymo sprendimą, kuris gali būti pritaikytas jūsų verslui augant.